Design Thinking, hay còn được gọi là Tư duy thiết kế, là một giải pháp sáng tạo để giải quyết vấn đề. Đây là quá trình tư duy nhằm tiếp cận và giải quyết vấn đề dựa trên tư duy hình ảnh để hữu hình hóa giải pháp.
Cho dù vấn đề đơn giản hay phức tạp, đặc biệt là các vấn đề trừu tượng, khó dự tính trong tương lai, Design Thinking vẫn giúp bạn giải quyết được bằng cách hiểu sâu các vấn đề liên quan đến con người, cách tiếp cận thực tế bằng tư duy hình ảnh và các phương thức kiểm tra.
Những tập đoàn hàng đầu thế giới như Apple, Google, Samsung đã nhanh chóng áp dụng phương pháp Design Thinking. Nhờ đó mà thúc đẩy mỗi cá nhân suy nghĩ liên tục, tích cực, đưa ra những ý tưởng mới. Không có ý tưởng nào là tồi tệ cả, mọi ý tưởng đều được tôn trọng và cùng nhau chọn ra ý tưởng tốt nhất. Mỗi cá nhân sẽ được phát triển một cách tích cực và nâng cao hiệu suất khả năng làm việc, cũng như khả năng giải quyết các vấn đề.
Những lợi ích khi áp dụng Design Thinking
1. Tập trung vào các vấn đề cốt lõi
Tư Duy Thiết Kế không chỉ có mục đích là sự sáng tạo và đổi mới, nó đặc biệt đi thẳng vào việc tạo lập giá trị và giải quyết những vấn đề. Nhờ đó mà bạn có thể nhìn thấy cốt lõi của vấn đề thay vì triệu chứng của chúng.
2. Tận dụng tư duy nhóm
Bằng cách xây dựng các nhóm mà phương pháp này mang lại nhiều tiếng nói, thúc đẩy trí thông minh, kinh nghiệm và chuyên môn của tập thể. Có nhiều góc nhìn đa dạng giúp đưa ra các giải pháp sáng tạo hơn.
3. Thúc đẩy tinh thần sáng tạo
Không có một ranh giới nào giữa sếp với nhân viên trong quá trình thực hiện design thinking cả và cũng không có bất kỳ sự phê phán nào trong quá trình đi tìm ý tưởng giải quyết vấn đề. Chính vì thế, design thinking thúc đẩy tinh thần sáng tạo của toàn thể đội ngũ giúp doanh nghiệp có những giải pháp chất lượng nhất, tính thực tiễn cao nhất.
5 Bước trong quy trình Design Thinking
Năm 1970, Học viện Thiết Kế của trường Đại học Stanford đã chuẩn hóa quy trình của Design Thinking thành 5 bước. Cho đến ngày nay, quy trình này vẫn được áp dụng rộng rãi ở mọi lĩnh vực, đặc biệt là giải quyết vấn đề và kinh doanh.
Bước 1: Empathize - Thấu hiểu
Ở bước này, yêu cầu đặt ra là nắm sâu hơn vấn đề đang giải quyết. Để đạt được mục tiêu này, chúng ta cần phải đặt câu hỏi để tìm ra yếu tố liên quan.
Công cụ cần sử dụng trong bước này là: 5-Whys và Kipling's questions
(Sử dụng 5-Whys trước để tìm ra một số nguyên nhân cốt lõi, sau đó trong từng nguyên nhân, sử dụng Kipling's questions để thu thập các yếu tố liên quan).
5-Whys: Công cụ cực hữu dụng để tìm ra nguyên nhân gốc rễ (root-cause). Từ một câu hỏi Why ban đầu, chúng ta có thể tiếp tục đào sâu nguyên nhân bằng những câu hỏi Why tiếp theo cho đến khi vấn đề đó được mình đánh giá là cốt lõi.
Kipling's questions giúp hỗ trợ thu thập dữ liệu cho dữ kiện đó một cách toàn diện về không gian, thời gian, con người, cách thức. Nhờ trả lời những câu hỏi sau: What, Where, When, Who, How
Bước 2: Define - Xác định
Sau khi đã hiểu các vấn đề, bước tiếp theo là bạn phải biết cách trình bày rõ ràng, tư duy ưu tiên lựa chọn các vấn đề nào nên được giải quyết, kỳ vọng nào nên được đáp ứng. Bởi vì nguồn lực của mỗi doanh nghiệp đều có hạn, bạn sẽ không thể giải quyết được tất cả mọi vấn đề cùng một lúc.
Công cụ cần sử dụng trong bước này là: Fishbone diagram.
Fishbone diagram là biến thể của Mindmap, chuyên dùng trong giải quyết vấn đề. Công dụng của mô hình là trình bày lại những dữ kiện đã được liệt kê ra từ bước đầu tiên. Cách trình bày Fishbone diagram như sau: Mỗi đầu xương cá là 1 nguyên nhân (cause) - nhờ 5-Whys tìm ra. Tiếp đó, trên từng nhánh xương sẽ là những yếu tố trong Kipling's questions.
Trên thực tế, nhiều vấn đề có sự kết nối lẫn nhau và có mối quan hệ nhân quả. Vì thế, việc tìm các mẫu số chung của các vấn đề là vô cùng cấp thiết. Chúng sẽ giúp bạn thấy được sự kết nối, đồng thời thấy được nguồn lực hỗ trợ hay các bộ phận chủ chốt phụ trách có liên quan.
Như vậy, chúng ta vừa hoàn thành một sơ đồ tương đối hoàn hảo với các yếu tố chính được liệt kê rõ ràng cùng những ý bổ trợ toàn diện.
Việc tiếp theo là nghĩ ý tưởng để giải quyết các nguyên nhân cốt lõi đã đưa ra.
Bước 3: Ideate - Tạo ra ý tưởng cho các giải pháp
Đây là bước hấp dẫn nhất trong chuỗi hoạt động của Design thinking. Trong phần này, chúng ta tập trung vào hoạt động lên ý tưởng dưới sự hỗ trợ của nhóm và làm sao để đưa ra những ý tưởng thật tốt.
Công cụ cần sử dụng trong bước này là: Brainstorming
Brainstorming là một công cụ được sử dụng nhiều nhất trong các buổi họp nhóm ở công ty hay hoạt động đội nhóm. Tuy nhiên, những buổi brainstorming thường gặp các vấn đề cập rập khi các ý tưởng rời rạc nhau, đi quá xa so với vấn đề hoặc quá nhiều ý kiến trái chiều. Để đảm bảo sử dụng công cụ brainstorming một cách hiệu quả nhất, cần thực hiện từng bước như sau:
- Warm up and Explain problem: Giới thiệu về vấn đề và trình bày mô hình xương cá (fishbone diagram) để mọi người cùng nắm rõ những thông tin cần thiết. Đây là điều hết sức quan trọng để ý tưởng đi theo định hướng đúng và giải quyết được những vấn đề cốt lõi.
- Present rules: Thông báo cho mọi người luật thảo luận. Trong brainstorming chỉ có 1 luật duy nhất là Không Phán Xét bất kì ý tưởng nào đưa ra.
- Call for ideas: Tất cả mọi người viết hết các ý tưởng trong đầu mình vào một tờ giấy. Mục tiêu đạt càng nhiều ý tưởng càng tốt, không quan trọng chất lượng hay tính đúng sai của ý tưởng tại bước này.
- Discussion: Tại bước này, mọi người sẽ cùng dán các ý tưởng lên bảng theo từng vùng, mỗi vùng chứa các ý tưởng liên quan tới nhau hoặc giống nhau. Sau đó, tiến hành thảo luận lần lượt từng vùng và chọn ra 1-2 ý tưởng tối ưu nhất trong vùng đó. Đây là thời điểm để nhận xét và suy luận tự do. Những ý tưởng tranh cãi sẽ được để riêng sang một bên.
- Evaluation: Sau khi đã chọn được những ý tưởng phù hợp. bước này sẽ tiến hành đánh giá một lần nữa những ý tưởng tốt nhất để đưa ra làm giải pháp. Những ý tưởng nào còn gây tranh cãi và không thống nhất cũng sẽ được loại bỏ. Mục tiêu tại bước này là đạt được 1-2 ý tưởng hoặc 1 nhóm ý tưởng thích hợp và tốt nhất.
Như vậy, một buổi brainstorming sẽ đạt hiểu qua tối đa nhờ vào quy trình và phương pháp rõ ràng, xuất pháp từ 2 bước Empathize và Define. Gần như vấn đề đến đây là đã được giải quyết.
Bước 4: Prototype - Trực quan hoá
Đây là bước mà bạn sẽ hữu hình hóa các ý tưởng của mình bằng những mô hình hay sản phẩm mẫu, từ đó có thể nghiên cứu tìm kiếm các giải pháp tốt nhất cho từng vấn đề đã đặt ra ở 3 bước trước.
Các sản phẩm mẫu tại bước này có thể là: sản phẩm thức uống (nếu bạn đang làm trong lĩnh vực F&B), demo khóa học (nếu làm lĩnh vực về training & coaching),...
Qua việc nghiên cứu, kiểm tra và phát triển dựa trên trải nghiệm và nhu cầu của khách hàng mà doanh nghiệp loại bỏ dần các sản phẩm không đạt yêu cầu. Ở bước này, doanh nghiệp sẽ nhận thức được những hạn chế, các vấn đề hiện hữu của sản phẩm rõ hơn, từ đó không ngừng cải tiến sản phẩm tốt hơn.
Bước 5: Test - Kiểm tra
Đây là bước cuối cùng của quy trình 5 bước, nhưng trong một quá trình Design Thinking thực tế, bước này thường lặp đi lặp lại.
Trong suốt giai đoạn này, cần phải liên tục thử nghiệm và thu thập phản hồi từ người dùng để tiếp tục cải tiến sản phẩm, dịch vụ, cách giải quyết các vấn đề. Các phản hồi là yếu tố quan trọng để phát triển và hoàn thiện giải pháp. Vì giải pháp có thể phù hợp hôm nay nhưng lại trở nên vô dụng vào hôm sau.
Vì vậy, chủ doanh nghiệp cần bám sát thực tế và đảm bảo có những thay đổi phù hợp để tạo ra những sản phẩm thực sự chất lượng và giải quyết được các vấn đề của khách hàng.
Cho dù vấn đề đơn giản hay phức tạp, đặc biệt là các vấn đề trừu tượng, khó dự tính trong tương lai, Design Thinking vẫn giúp bạn giải quyết được bằng cách hiểu sâu các vấn đề liên quan đến con người, cách tiếp cận thực tế bằng tư duy hình ảnh và các phương thức kiểm tra.
Những tập đoàn hàng đầu thế giới như Apple, Google, Samsung đã nhanh chóng áp dụng phương pháp Design Thinking. Nhờ đó mà thúc đẩy mỗi cá nhân suy nghĩ liên tục, tích cực, đưa ra những ý tưởng mới. Không có ý tưởng nào là tồi tệ cả, mọi ý tưởng đều được tôn trọng và cùng nhau chọn ra ý tưởng tốt nhất. Mỗi cá nhân sẽ được phát triển một cách tích cực và nâng cao hiệu suất khả năng làm việc, cũng như khả năng giải quyết các vấn đề.
Những lợi ích khi áp dụng Design Thinking
1. Tập trung vào các vấn đề cốt lõi
Tư Duy Thiết Kế không chỉ có mục đích là sự sáng tạo và đổi mới, nó đặc biệt đi thẳng vào việc tạo lập giá trị và giải quyết những vấn đề. Nhờ đó mà bạn có thể nhìn thấy cốt lõi của vấn đề thay vì triệu chứng của chúng.
2. Tận dụng tư duy nhóm
Bằng cách xây dựng các nhóm mà phương pháp này mang lại nhiều tiếng nói, thúc đẩy trí thông minh, kinh nghiệm và chuyên môn của tập thể. Có nhiều góc nhìn đa dạng giúp đưa ra các giải pháp sáng tạo hơn.
3. Thúc đẩy tinh thần sáng tạo
Không có một ranh giới nào giữa sếp với nhân viên trong quá trình thực hiện design thinking cả và cũng không có bất kỳ sự phê phán nào trong quá trình đi tìm ý tưởng giải quyết vấn đề. Chính vì thế, design thinking thúc đẩy tinh thần sáng tạo của toàn thể đội ngũ giúp doanh nghiệp có những giải pháp chất lượng nhất, tính thực tiễn cao nhất.
5 Bước trong quy trình Design Thinking
Năm 1970, Học viện Thiết Kế của trường Đại học Stanford đã chuẩn hóa quy trình của Design Thinking thành 5 bước. Cho đến ngày nay, quy trình này vẫn được áp dụng rộng rãi ở mọi lĩnh vực, đặc biệt là giải quyết vấn đề và kinh doanh.
Bước 1: Empathize - Thấu hiểu
Ở bước này, yêu cầu đặt ra là nắm sâu hơn vấn đề đang giải quyết. Để đạt được mục tiêu này, chúng ta cần phải đặt câu hỏi để tìm ra yếu tố liên quan.
Công cụ cần sử dụng trong bước này là: 5-Whys và Kipling's questions
(Sử dụng 5-Whys trước để tìm ra một số nguyên nhân cốt lõi, sau đó trong từng nguyên nhân, sử dụng Kipling's questions để thu thập các yếu tố liên quan).
5-Whys: Công cụ cực hữu dụng để tìm ra nguyên nhân gốc rễ (root-cause). Từ một câu hỏi Why ban đầu, chúng ta có thể tiếp tục đào sâu nguyên nhân bằng những câu hỏi Why tiếp theo cho đến khi vấn đề đó được mình đánh giá là cốt lõi.
Kipling's questions giúp hỗ trợ thu thập dữ liệu cho dữ kiện đó một cách toàn diện về không gian, thời gian, con người, cách thức. Nhờ trả lời những câu hỏi sau: What, Where, When, Who, How
Bước 2: Define - Xác định
Sau khi đã hiểu các vấn đề, bước tiếp theo là bạn phải biết cách trình bày rõ ràng, tư duy ưu tiên lựa chọn các vấn đề nào nên được giải quyết, kỳ vọng nào nên được đáp ứng. Bởi vì nguồn lực của mỗi doanh nghiệp đều có hạn, bạn sẽ không thể giải quyết được tất cả mọi vấn đề cùng một lúc.
Công cụ cần sử dụng trong bước này là: Fishbone diagram.
Fishbone diagram là biến thể của Mindmap, chuyên dùng trong giải quyết vấn đề. Công dụng của mô hình là trình bày lại những dữ kiện đã được liệt kê ra từ bước đầu tiên. Cách trình bày Fishbone diagram như sau: Mỗi đầu xương cá là 1 nguyên nhân (cause) - nhờ 5-Whys tìm ra. Tiếp đó, trên từng nhánh xương sẽ là những yếu tố trong Kipling's questions.
Trên thực tế, nhiều vấn đề có sự kết nối lẫn nhau và có mối quan hệ nhân quả. Vì thế, việc tìm các mẫu số chung của các vấn đề là vô cùng cấp thiết. Chúng sẽ giúp bạn thấy được sự kết nối, đồng thời thấy được nguồn lực hỗ trợ hay các bộ phận chủ chốt phụ trách có liên quan.
Như vậy, chúng ta vừa hoàn thành một sơ đồ tương đối hoàn hảo với các yếu tố chính được liệt kê rõ ràng cùng những ý bổ trợ toàn diện.
Việc tiếp theo là nghĩ ý tưởng để giải quyết các nguyên nhân cốt lõi đã đưa ra.
Bước 3: Ideate - Tạo ra ý tưởng cho các giải pháp
Đây là bước hấp dẫn nhất trong chuỗi hoạt động của Design thinking. Trong phần này, chúng ta tập trung vào hoạt động lên ý tưởng dưới sự hỗ trợ của nhóm và làm sao để đưa ra những ý tưởng thật tốt.
Công cụ cần sử dụng trong bước này là: Brainstorming
Brainstorming là một công cụ được sử dụng nhiều nhất trong các buổi họp nhóm ở công ty hay hoạt động đội nhóm. Tuy nhiên, những buổi brainstorming thường gặp các vấn đề cập rập khi các ý tưởng rời rạc nhau, đi quá xa so với vấn đề hoặc quá nhiều ý kiến trái chiều. Để đảm bảo sử dụng công cụ brainstorming một cách hiệu quả nhất, cần thực hiện từng bước như sau:
- Warm up and Explain problem: Giới thiệu về vấn đề và trình bày mô hình xương cá (fishbone diagram) để mọi người cùng nắm rõ những thông tin cần thiết. Đây là điều hết sức quan trọng để ý tưởng đi theo định hướng đúng và giải quyết được những vấn đề cốt lõi.
- Present rules: Thông báo cho mọi người luật thảo luận. Trong brainstorming chỉ có 1 luật duy nhất là Không Phán Xét bất kì ý tưởng nào đưa ra.
- Call for ideas: Tất cả mọi người viết hết các ý tưởng trong đầu mình vào một tờ giấy. Mục tiêu đạt càng nhiều ý tưởng càng tốt, không quan trọng chất lượng hay tính đúng sai của ý tưởng tại bước này.
- Discussion: Tại bước này, mọi người sẽ cùng dán các ý tưởng lên bảng theo từng vùng, mỗi vùng chứa các ý tưởng liên quan tới nhau hoặc giống nhau. Sau đó, tiến hành thảo luận lần lượt từng vùng và chọn ra 1-2 ý tưởng tối ưu nhất trong vùng đó. Đây là thời điểm để nhận xét và suy luận tự do. Những ý tưởng tranh cãi sẽ được để riêng sang một bên.
- Evaluation: Sau khi đã chọn được những ý tưởng phù hợp. bước này sẽ tiến hành đánh giá một lần nữa những ý tưởng tốt nhất để đưa ra làm giải pháp. Những ý tưởng nào còn gây tranh cãi và không thống nhất cũng sẽ được loại bỏ. Mục tiêu tại bước này là đạt được 1-2 ý tưởng hoặc 1 nhóm ý tưởng thích hợp và tốt nhất.
Như vậy, một buổi brainstorming sẽ đạt hiểu qua tối đa nhờ vào quy trình và phương pháp rõ ràng, xuất pháp từ 2 bước Empathize và Define. Gần như vấn đề đến đây là đã được giải quyết.
Bước 4: Prototype - Trực quan hoá
Đây là bước mà bạn sẽ hữu hình hóa các ý tưởng của mình bằng những mô hình hay sản phẩm mẫu, từ đó có thể nghiên cứu tìm kiếm các giải pháp tốt nhất cho từng vấn đề đã đặt ra ở 3 bước trước.
Các sản phẩm mẫu tại bước này có thể là: sản phẩm thức uống (nếu bạn đang làm trong lĩnh vực F&B), demo khóa học (nếu làm lĩnh vực về training & coaching),...
Qua việc nghiên cứu, kiểm tra và phát triển dựa trên trải nghiệm và nhu cầu của khách hàng mà doanh nghiệp loại bỏ dần các sản phẩm không đạt yêu cầu. Ở bước này, doanh nghiệp sẽ nhận thức được những hạn chế, các vấn đề hiện hữu của sản phẩm rõ hơn, từ đó không ngừng cải tiến sản phẩm tốt hơn.
Bước 5: Test - Kiểm tra
Đây là bước cuối cùng của quy trình 5 bước, nhưng trong một quá trình Design Thinking thực tế, bước này thường lặp đi lặp lại.
Trong suốt giai đoạn này, cần phải liên tục thử nghiệm và thu thập phản hồi từ người dùng để tiếp tục cải tiến sản phẩm, dịch vụ, cách giải quyết các vấn đề. Các phản hồi là yếu tố quan trọng để phát triển và hoàn thiện giải pháp. Vì giải pháp có thể phù hợp hôm nay nhưng lại trở nên vô dụng vào hôm sau.
Vì vậy, chủ doanh nghiệp cần bám sát thực tế và đảm bảo có những thay đổi phù hợp để tạo ra những sản phẩm thực sự chất lượng và giải quyết được các vấn đề của khách hàng.
