Một số người cảm thấy, họ không có đủ thời gian trong ngày để làm việc, trong khi một số khác thì dành quá nhiều thời gian để trì hoãn công việc. Dù là trường hợp nào, mọi người đều có thể hưởng lợi từ việc học cách tổ chức cuộc sống tốt hơn và tập trung vào những gì quan trọng.
Hạn chế làm nhiều việc cùng một lúc
Có một sự khác biệt giữa bận rộn và năng suất.
Khi làm quá nhiều việc vào một lúc, bạn rất dễ bị phân tâm và quên cập nhật thời hạn hoàn thành công việc mới hoặc gửi email quan trọng nào đó.
Nghiên cứu cho thấy rằng cố gắng hoàn thành nhiều việc cùng một lúc làm ảnh hưởng đến năng suất. Hoặc cũng có khả năng là bạn không làm tốt nhiệm vụ nào.
"Lời khuyên đầu tiên dành cho những người muốn làm việc hiệu quả hơn của tôi là phải chuyển từ suy nghĩ "làm nhiều việc hơn" thành phải "làm nhiều việc đúng hơn", Greg McKeown, tác giả của "Chủ nghĩa hiệu dụng: Kiên trì với số ít" cho hay.
Tập trung vào những gì quan trọng
Công nghệ thường là một sự phân tâm lớn. Việc loại bỏ các tác nhân bên ngoài như thông báo trên điện thoại di động có thể giúp bạn tập trung tốt hơn. Phương tiện truyền thông xã hội có thể chiếm rất nhiều thời gian và các công ty công nghệ đã dành nhiều năm làm việc để biến công nghệ tiêu dùng trở nên gây nghiện nhất có thể.
Nhưng điều đó đã bắt đầu thay đổi. Các công ty bao gồm Apple và Google đã triển khai các tính năng nhằm hạn chế sử dụng điện thoại. Các ứng dụng như Instagram cũng có các tính năng nhằm giúp bạn quản lý thời gian của mình với ứng dụng tốt hơn.
Thông qua tính năng quản lí thời gian của Apple, bạn có thể đặt giới hạn hàng ngày cho một số ứng dụng nhất định trên iPhone. Các ứng dụng bạn chỉ định sẽ khóa sau khi bạn đạt đến giới hạn của mình, dù chế độ khóa có thể dễ dàng tắt đi nhưng hãy coi đó là một lời nhắc nhở dành cho bạn.
Một cách khác để tránh sự phân tâm là xóa các ứng dụng không cần thiết cho công việc và cuộc sống hàng ngày của bạn.
McKeown cho biết, bằng cách tự hạn chế cơ hội tiếp xúc với các phương tiện truyền thông xã hội sẽ giúp bạn tránh lãng phí thời gian và ưu tiên những việc quan trọng.
"Bằng cách hạn chế làm bản thân bị phân tâm, việc thực hiện các dự án quan trọng với bạn trở nên dễ dàng hơn", tác giả của "Chủ nghĩa hiệu dụng: Kiên trì với số ít" cho hay.
Đừng để bị gián đoạn
Hầu hết mọi người làm việc hiệu quả hơn khi họ có thời gian đủ dài để tập trung mà không bị gián đoạn, Ashley Stahl, huấn luyện viên sự nghiệp, tác giả và người dẫn chương trình "You Turn" cho biết.
Lên lịch các cuộc họp vào buổi sáng hoặc cuối ngày sẽ giúp bạn tập trung và duy trì quy trình làm việc.
"Giả dụ như vào những ngày bạn đang tập trung thì có một cuộc gọi điện thoại vào 1 giờ chiều, điều này thực sự gây ảnh hưởng cho bạn", Stahl nói. "Các cuộc họp giữa ngày thường ngăn bạn ra khỏi những nguồn ý tưởng mới mà bạn đang tìm kiếm".
Cho mọi người biết khi nào bạn rảnh rỗi cũng là một ý kiến hay. Đặt một tin nhắn trả lời tự động trên email của bạn là một cách dễ dàng để thể hiện điều đó. Ví dụ: "Cảm ơn tin nhắn của bạn! Tôi kiểm tra email hàng ngày từ 8 giờ sáng đến 11 giờ sáng và sẽ liên lạc lại với bạn sớm nhất có thể", Stahl đề xuất.
Hãy nghỉ ngơi khi cần thiết
"Ngồi quá lâu ở bàn làm việc không phải là cách tốt nhất để bạn hoàn thành công việc. Hãy đứng dậy, nghỉ ngơi hoặc đi dạo để tâm trí thư giãn, sau đó bạn có thể quay trở lại tập trung với công việc", McKeown nói.
"Nếu bạn cố gắng làm việc 24/7, bạn sẽ nhanh chóng kiệt sức".
Việc không nghỉ ngơi sẽ ảnh hưởng đến việc ra quyết định của bạn. Đó là lúc bạn sẽ bắt đầu lãng phí thời gian để lướt internet hay đọc các tin tức cập nhật mới.
Không chỉ đơn giản là bạn có bao nhiêu giờ làm, mà là bạn có thể dành bao nhiêu giờ thật sự chất lượng để hoàn thành công việc.
"Đúng là bạn có thể dành nhiều giờ cho công việc, nhưng không phải lúc nào bạn cũng làm được việc ở năng lực tốt nhất của mình".
Tổ chức công việc hợp lý
Việc lập kế hoạch và tổ chức công việc hợp lý giúp bạn có được cái nhìn tổng quan về ngày làm việc và các mục tiêu dài hạn. Ý tưởng có thể được thể hiện qua sơ đồ tư duy hay những ghi chú về những điều bạn cần làm trong ngày.
Ngoài ra còn có các ứng dụng có thể giúp bạn quản lý danh sách việc cần làm và lập kế hoạch, bao gồm Todoist, Memento và Trello.
Trước khi bạn bắt đầu ngày làm việc, hãy dành 30 phút để lên kế hoạch cho ngày của bạn và tìm ra những gì bạn cần làm và sắp xếp theo thứ tự. Tập trung giải quyết từng việc một sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn trong công việc.
Tìm hiểu xem khi nào bạn tự tạo sự hỗn loạn cho bản thân và đâu là những điều gây ảnh hưởng đến sự tập trung của bạn cần được loại bỏ, Stahl nói. Nó có thể đơn giản như làm sạch bàn làm việc hoặc bỏ thói quen như nói "có" khi bạn thực sự cảm thấy muốn nói "không".
"Thông thường mọi người nghĩ rằng để giải quyết một vấn đề trong cuộc sống, họ cần phải đi lấy một cái gì đó hoặc thêm một cái gì đó để cân bằng", cô nói.
"Giải pháp đơn giản nhất là loại bỏ những thứ gây cản trở sự tập trung của bạn".
Hạn chế làm nhiều việc cùng một lúc
Có một sự khác biệt giữa bận rộn và năng suất.
Khi làm quá nhiều việc vào một lúc, bạn rất dễ bị phân tâm và quên cập nhật thời hạn hoàn thành công việc mới hoặc gửi email quan trọng nào đó.
Nghiên cứu cho thấy rằng cố gắng hoàn thành nhiều việc cùng một lúc làm ảnh hưởng đến năng suất. Hoặc cũng có khả năng là bạn không làm tốt nhiệm vụ nào.
"Lời khuyên đầu tiên dành cho những người muốn làm việc hiệu quả hơn của tôi là phải chuyển từ suy nghĩ "làm nhiều việc hơn" thành phải "làm nhiều việc đúng hơn", Greg McKeown, tác giả của "Chủ nghĩa hiệu dụng: Kiên trì với số ít" cho hay.
Tập trung vào những gì quan trọng
Công nghệ thường là một sự phân tâm lớn. Việc loại bỏ các tác nhân bên ngoài như thông báo trên điện thoại di động có thể giúp bạn tập trung tốt hơn. Phương tiện truyền thông xã hội có thể chiếm rất nhiều thời gian và các công ty công nghệ đã dành nhiều năm làm việc để biến công nghệ tiêu dùng trở nên gây nghiện nhất có thể.
Nhưng điều đó đã bắt đầu thay đổi. Các công ty bao gồm Apple và Google đã triển khai các tính năng nhằm hạn chế sử dụng điện thoại. Các ứng dụng như Instagram cũng có các tính năng nhằm giúp bạn quản lý thời gian của mình với ứng dụng tốt hơn.
Thông qua tính năng quản lí thời gian của Apple, bạn có thể đặt giới hạn hàng ngày cho một số ứng dụng nhất định trên iPhone. Các ứng dụng bạn chỉ định sẽ khóa sau khi bạn đạt đến giới hạn của mình, dù chế độ khóa có thể dễ dàng tắt đi nhưng hãy coi đó là một lời nhắc nhở dành cho bạn.
Một cách khác để tránh sự phân tâm là xóa các ứng dụng không cần thiết cho công việc và cuộc sống hàng ngày của bạn.
McKeown cho biết, bằng cách tự hạn chế cơ hội tiếp xúc với các phương tiện truyền thông xã hội sẽ giúp bạn tránh lãng phí thời gian và ưu tiên những việc quan trọng.
"Bằng cách hạn chế làm bản thân bị phân tâm, việc thực hiện các dự án quan trọng với bạn trở nên dễ dàng hơn", tác giả của "Chủ nghĩa hiệu dụng: Kiên trì với số ít" cho hay.
Đừng để bị gián đoạn
Hầu hết mọi người làm việc hiệu quả hơn khi họ có thời gian đủ dài để tập trung mà không bị gián đoạn, Ashley Stahl, huấn luyện viên sự nghiệp, tác giả và người dẫn chương trình "You Turn" cho biết.
Lên lịch các cuộc họp vào buổi sáng hoặc cuối ngày sẽ giúp bạn tập trung và duy trì quy trình làm việc.
"Giả dụ như vào những ngày bạn đang tập trung thì có một cuộc gọi điện thoại vào 1 giờ chiều, điều này thực sự gây ảnh hưởng cho bạn", Stahl nói. "Các cuộc họp giữa ngày thường ngăn bạn ra khỏi những nguồn ý tưởng mới mà bạn đang tìm kiếm".
Cho mọi người biết khi nào bạn rảnh rỗi cũng là một ý kiến hay. Đặt một tin nhắn trả lời tự động trên email của bạn là một cách dễ dàng để thể hiện điều đó. Ví dụ: "Cảm ơn tin nhắn của bạn! Tôi kiểm tra email hàng ngày từ 8 giờ sáng đến 11 giờ sáng và sẽ liên lạc lại với bạn sớm nhất có thể", Stahl đề xuất.
Hãy nghỉ ngơi khi cần thiết
"Ngồi quá lâu ở bàn làm việc không phải là cách tốt nhất để bạn hoàn thành công việc. Hãy đứng dậy, nghỉ ngơi hoặc đi dạo để tâm trí thư giãn, sau đó bạn có thể quay trở lại tập trung với công việc", McKeown nói.
"Nếu bạn cố gắng làm việc 24/7, bạn sẽ nhanh chóng kiệt sức".
Việc không nghỉ ngơi sẽ ảnh hưởng đến việc ra quyết định của bạn. Đó là lúc bạn sẽ bắt đầu lãng phí thời gian để lướt internet hay đọc các tin tức cập nhật mới.
Không chỉ đơn giản là bạn có bao nhiêu giờ làm, mà là bạn có thể dành bao nhiêu giờ thật sự chất lượng để hoàn thành công việc.
"Đúng là bạn có thể dành nhiều giờ cho công việc, nhưng không phải lúc nào bạn cũng làm được việc ở năng lực tốt nhất của mình".
Tổ chức công việc hợp lý
Việc lập kế hoạch và tổ chức công việc hợp lý giúp bạn có được cái nhìn tổng quan về ngày làm việc và các mục tiêu dài hạn. Ý tưởng có thể được thể hiện qua sơ đồ tư duy hay những ghi chú về những điều bạn cần làm trong ngày.
Ngoài ra còn có các ứng dụng có thể giúp bạn quản lý danh sách việc cần làm và lập kế hoạch, bao gồm Todoist, Memento và Trello.
Trước khi bạn bắt đầu ngày làm việc, hãy dành 30 phút để lên kế hoạch cho ngày của bạn và tìm ra những gì bạn cần làm và sắp xếp theo thứ tự. Tập trung giải quyết từng việc một sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn trong công việc.
Tìm hiểu xem khi nào bạn tự tạo sự hỗn loạn cho bản thân và đâu là những điều gây ảnh hưởng đến sự tập trung của bạn cần được loại bỏ, Stahl nói. Nó có thể đơn giản như làm sạch bàn làm việc hoặc bỏ thói quen như nói "có" khi bạn thực sự cảm thấy muốn nói "không".
"Thông thường mọi người nghĩ rằng để giải quyết một vấn đề trong cuộc sống, họ cần phải đi lấy một cái gì đó hoặc thêm một cái gì đó để cân bằng", cô nói.
"Giải pháp đơn giản nhất là loại bỏ những thứ gây cản trở sự tập trung của bạn".
Nguồn: Tri thức trẻ
